Chèques ALE by Sodexo: de nombreux bugs, en dépit des avertissements envoyés par la PAW

Très redouté, le passage d’Edenred à Sodexo en ce qui concerne l’émission des chèques ALE ne s’est pas passé sans encombre. Pourtant, il y a plusieurs mois déjà et à la lecture du cahier de charges, la Plateforme avait tiré la sonnette d’alarme et interpelé à différents niveaux décisionnels, jusqu’à la Ministre. Malgré tout, les modalités de la migration chez Sodexo, qui nous a donné une impression d’urgence, si pas de précipitation, empêchent aujourd’hui bon nombre de nos membres de travailler correctement.

Ci-après, avec le concours de plusieurs ALE affiliés, nous avons tenté de dresser un listing des problèmes, petits ou grands. Mais aussi des pistes de solution, soit promises par le Forem et Sodexo, soit imaginées par celles et ceux qui travaillent au quotidien dans les Agences et qui, nous nous permettrons de la rappeler une dernière fois, n’ont pas été consultés avant la mise en place du système.

Au-delà de la non-consultation des membres des C.A., chargés de veiller à la bonne gestion quotidienne des Agences, les acteurs de terrain ont eux aussi été oubliés…

• Le nouveau numéro d’utilisateur ALE avec le code 8 pour la commande des chèques non-nominatifs vous a bien été attribué. Ceci écrit, il faut en prendre connaissance dans votre dossier d’inscription de l’ALE sur le site SODEXO.

ATTENTION : le prix de 5,95 € a été attribué par défaut à tout le monde. Si vous avez un autre prix, il faut le modifier. L’inscription pour les chèques non-nominatifs est valable pour un an. Il faut donc la renouveler annuellement.

• Il n’est actuellement pas possible d’attribuer deux numéros d’autorisation à un même utilisateur personne morale avec pour seule référence un numéro BCE (sans référence d’unité d’établissement) pour la même activité. Par contre, il est possible de le faire si l’activité est différente.

Exemple 1 : l’ALE qui devrait avoir deux numéros, un pour les chèques non-nominatifs, un pour ses chèques ASBL code 40 peut rajouter l’activité pour son asbl à son autorisation pour les chèques non-nominatifs (car l’activité est différente).

Exemple 2: la Commune qui a un numéro d’autorisation avec le code 20 pour “activités autorité locale” peut, avec le même numéro BCE, et sans préciser d’unité d’établissement, rajouter une autorisation avec le code 30 “activités pour établissements d’enseignement” car l’activité est différente.

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• Il n’est actuellement pas possible de créer plusieurs numéros d’autorisation pour l’ALE pour commander des chèques non-nominatifs à des prix différents.

Piste de solution :

Voici la solution que Sodexo a proposé à une ALE pour résoudre ce problème :

• Vous avez besoin de commander des chèques non-nominatifs à 5,95 € (prix encodé dans votre autorisation).
• Vous commandez les chèques et vous vous assurez que le virement bancaire est bien passé et qu’une date d’émission apparaît sur le site de Sodexo pour la commande.
• Vous avez besoin de commander ensuite des non-nominatifs à 6,45 €.
• Vous changez l’autorisation chèques ALE non-nominatifs de l’ALE et encodez un prix de chèques à 6,45 €.
• Vous commandez ensuite les chèques non-nominatifs à 6,45 €.
• Et ainsi de suite…

Cette solution n’est absolument pas optimale mais il semblerait que c’est la seule qui est disponible actuellement…

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• Les ALE qui travaillaient avec des numéros de suite « qui se suivaient » vont devoir faire différemment et utiliser les numéros aléatoires car nous n’aurons pas la possibilité de choisir nous-même le numéro.

Cette option n’est plus disponible définitivement, en revanche, ce numéro ne changera plus lors des réinscriptions suivantes ou en cas d’ajout d’une autorisation au même utilisateur.

• La durée de l’autorisation générée sur le site de Sodexo est d’office d’un an. Sur le site d’Edenred, il était possible de choisir la durée de l’autorisation accordée à l’utilisateur pour faire appel à l’ALE. La réglementation précise que l’autorisation accordée à l’utilisateur peut être de maximum un an,mais elle peut être inférieure. Pour l’instant, le choix de la durée d’inscription n’est pas encore activé. C’est à l’étude.

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• Les ALE qui ont une partie de leurs utilisateurs qui n’ont pas été transférés vont devoir les réencoder. Ce qui signifie un nouveau numéro d’autorisation. Il semblerait qu’à l’heure actuelle, la seule option est de réencoder. Dans ce cas, quid du droit d’inscription demandé par certaines ALE?

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• Qu’en est-il du cas des personnes morales sans BCE essentiellement des associations de fait ?

Fin novembre, à la suite des transferts des données pour l’enrichissement, nous avions constaté que certaines associations de fait, notamment des associations de copropriétaires, n’avaient pas de numéro BCE.

Nous avions relayé l’information à la coordination, qui nous avait répondu qu’une des solutions envisagées dans un premier temps serait de créer un numéro d’autorisation pour une association de fait sur base d’un numéro de registre national d’un particulier. Vous choisissez la personne responsable, le trésorier, … avec son accord bien sûr. Dans la liste des activités, vous choisissez « activités pour les associations non commerciales » code 50.

Vous pouvez encoder l’adresse de l’association dans l’adresse courrier si vous le souhaitez.

Une ALE a testé, cela fonctionne, un numéro du type 310 6 0122 50 20 est créé.

Nous vous conseillons de prendre avis auprès de votre président ou conseil d’administration avant de procéder de la sorte.

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Plusieurs collègues ont renseigné des problèmes liés à la gestion administrative des utilisateurs sur le site Sodexo :

• Plus de possibilité d’imprimer le document ALE 1

• Plus de possibilité d’éditer la liste des utilisateurs dont l’inscription est à renouveler

• Plus de possibilité d’imprimer une preuve de commande, une « facture » pour joindre à la comptabilité pour les personnes morales notamment l’ALE.

• Plus de possibilité de suivre la « vie » d’un chèque sur le site Sodexo. C’est-à-dire vérifier si un chèque est en statut émis, ventilé, remboursé ou périmé. Il n’est pas possible de faire apparaître la liste des numéros de chèques en cliquant sur le numéro de commande.

Il semblerait que le portail « utilisateur » ne sera pas accessible aux utilisateurs avant juin 2023.

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• Toujours pas d’infos concernant l’activation des virements en attente.

• Lors des premières réceptions d’enveloppe de chèques, certains collègues ont constaté qu’il n’y avait plus de bordereau pour les chèques. Il n’y en aura plus.
• ATTENTION : certains ont constaté que la date de validité de l’autorisation de certains utilisateurs n’était plus la même chez Sodexo que celle qui figurait sur le site d’Edenred.

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• Comment modifier l’adresse d’un utilisateur particulier sur le site de Sodexo s’il déménage dans la même commune ?

Nous supposions que comme le site de Sodexo est relié eu registre national, cela allait être fait automatiquement. Et bien non, il faut rafraîchir la fiche… voici le mode d’emploi :

• Vous sélectionnez la fiche de l’utilisateur
• Vous cliquez sur modifier
• Vous constaterez qu’une flèche apparaît à côté du RN.
• Vous cliquez sur la flèche. Vous patientez quelques secondes et l’adresse est modifiée.
• Vous cliquez ensuite sur valider.

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ATTENTION : les numéros de téléphone et de GSM des particuliers n’ont pas été transférés. Si vous le jugez utile, il faut les réencoder manuellement. Dans tous les cas, dès que vous ferez une modification dans la fiche du particulier ou que vous prolongerez l’inscription de l’utilisateur, si vous n’encodez pas le numéro de téléphone ou de GSM, vous ne pourrez valider. C’est un champ avec une * indiquant que le champ doit obligatoirement être rempli.

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• Il est Impossible de se connecter en tant qu’ALE au portail sans utiliser l’adresse d’un Agent Forem : là aussi, le problème va être réglé. Chaque ALE disposera d’une adresse de connexion du style ale.ville@forem.be, nous a-t-on promis. Mais apparemment, ce n’est pas pour tout de suite.

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• Il semblerait que Sodexo n’a encore effectué aucun remboursement en cas de versement bancaire erroné notamment des utilisateurs qui avaient déjà effectué des virements sur le compte bancaire de Sodexo fin décembre. Il semblerait que les remboursements devraient débuter prochainement. Nous suivons le dossier d’un utilisateur concerné.

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Les premières semaines de mise en œuvre du nouveau marché des chèques ALE ont légitimement apporté leur lot de remarques et questions en provenance du terrain.

Coordination centrale des ALE

Depuis la rédaction de cet article, en date du 26 janvier 2023, la Coordination Centrale des ALE a communiqué par mail avec ses Agents. Voici, ci-après, les principales informations contenues dans ce mail. Vous le savez, la cellule travaille au quotidien avec les équipes de Sodexo pour améliorer la solution proposée et apporter de nouvelles fonctionnalités facilitantes. Chacun de vos retours est traité et relayé, et nous nous efforçons de vous répondre individuellement dans de courts délais. Les retours sont classés par ordre de priorité, d’importance et de nécessité opérationnelle. Vu les nombreuses sollicitations, il nous semble important de faire le point avec vous. Les principales demandes qui seront déployées dans les semaines à venir, en fonction des délais de développement : * Un tri efficient sur les utilisateurs ; * Une possibilité d’impression des ALE 1 après complétude ; * Une possibilité de modifier les dates de fin d’autorisation ; * L’adaptation de la formule de politesse dans la confirmation d’inscription ; * L’ajout d’une mention « sans valeur » sur le premier document accompagnant les chèques papier. Certaines demandes ne seront pas réalisables, notamment : * L’exportation des listings d’utilisateurs (en raison de la politique de sécurité des données, il n’est pas autorisé d’exporter et conserver des données dont Sodexo est responsable) ; * Le choix du numéro de suite d’un utilisateur (pour des raisons techniques, le système choisira aléatoirement un numéro libre parmi les autorisations en cours – les anciennes autorisations doivent être supprimées de vos bases de données) ; * Le fait de disposer de virements pré-imprimés (le document proposé à l’impression facilite grandement les commandes, par ailleurs il est toujours possible d’en obtenir auprès des banques ou sur le site de Febelfin).